إذا كنت سترسل رسالة بالفاكس ، فاتبع قواعد معينة عند كتابتها حتى يقرأها المرسل إليه ولا ترسل مباشرة إلى سلة المهملات.
تعليمات
الخطوة 1
قم بتأليف حرف في محرر نصوص MS Word أو باستخدام قالب يمكن تحديده في MS Publisher (مع شعار الشركة). إذا كنت سترسل جداول ، فمن المقبول استخدام MS EXEL أيضًا. يجب أن تحتوي الصور على امتداد.jpgG.
الخطوة 2
حجم الرسالة القياسية المرسلة عن طريق الفاكس هو صفحة A4 واحدة. الخط - حجم 10 نقاط على الأقل. لذلك ، لا تنشر أفكارك على طول الشجرة حتى لا تضطر إلى إرسال خطاب على عدة صفحات. ولا تحاول احتواء جميع المعلومات التي تعتقد أنها ضرورية في صفحة واحدة باستخدام أحجام خطوط تقترب من الصفر.
الخطوه 3
كن واضحًا ومختصرًا. إذا كان المرسل إليه بحاجة إلى أي معلومات أو جداول معلومات أو صور إضافية ، فلن يتردد في إبلاغك بذلك عن طريق أرقام الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني المشار إليه في رسالتك. اكتب فقط عما قد يثير اهتمام المرسل إليه. إذا تم إرسال طلب إليك ، فيرجى الرد عليه فقط.
الخطوة 4
لا تدخل صورًا صغيرة جدًا أو صورًا ذات رسومات معقدة في النص ، حتى لا يكون لدى المرسل إليه انطباع "ضبابي" عنك وعن خدماتك وشركتك.
الخطوة الخامسة
خاطب كل مرسل بالاسم واسم العائلة ، حتى لو كنت ترسل خطابات بالفاكس. تأكد من شكر المرسل إليه على قراءة هذه الرسالة ، وبعد ذلك فقط انتقل إلى تقديم المعلومات التي لديك عن سلعك أو خدماتك ، أو إجابة سؤاله.
الخطوة 6
إذا كنت منخرطًا في المراسلات التجارية ، فحاول جذب انتباه العميل المحتمل من خلال الأسعار والخصومات على سلعك أو خدماتك ، مع إبرازها بيانياً.
الخطوة 7
عند الانتهاء من رسالتك ، تأكد من التعبير عن أملك في مزيد من التعاون. حدد العنوان ورقم الهاتف / الفاكس والبريد الإلكتروني لمؤسستك (حتى لو أشرت إليها مسبقًا من قبل).
